Recenzje

Zorganizuj swoje cyfrowe pliki genealogiczne

Zorganizuj swoje cyfrowe pliki genealogiczne

Jeśli korzystasz z komputera w swoich badaniach genealogicznych - a kto nie! - prawdopodobnie masz dużą kolekcję cyfrowych plików badań. Cyfrowe zdjęcia, pobrane zapisy lub testamenty spisu ludności, zeskanowane dokumenty, e-maile… Jeśli jednak jesteś podobny do mnie, trafiają one do różnych folderów na całym komputerze, pomimo twoich najlepszych starań. To może naprawdę skomplikować sprawy, gdy musisz znaleźć określone zdjęcie lub wyśledzić e-mail.

Podobnie jak w przypadku każdego projektu organizacji, istnieje kilka różnych sposobów organizowania cyfrowych plików genealogicznych. Zacznij od zastanowienia się nad sposobem pracy i typami plików, które gromadzisz w trakcie badań genealogicznych.

Sortuj swoje pliki

Cyfrowe pliki genealogiczne są łatwiejsze do uporządkowania, jeśli najpierw posortujesz je według typu. Poświęć trochę czasu na przeszukiwanie plików komputerowych w poszukiwaniu czegokolwiek związanego z genealogią.

  • Szukaj w folderze i podfolderach Moje dokumenty (lub Dokumenty) plików tekstowych, zdjęć, pobranych plików i innych dokumentów genealogicznych. Użyj eksploratora plików (np. Eksploratora Windows, Findera), aby wyszukać dokumenty przy użyciu słów kluczowych, takich jak nazwiska, typy rekordów itp. Dostępnych jest również wiele bezpłatnych narzędzi do wyszukiwania plików, które oferują dodatkowe funkcje wyszukiwania.
  • Sprawdź Moje obrazy lub inny folder, w którym przechowujesz swoje zdjęcia, pod kątem cyfrowych lub zeskanowanych zdjęć lub dokumentów. Możesz także wyszukiwać, używając popularnych rozszerzeń plików graficznych, takich jak .jpg, .png lub .tiff.
  • Otwórz program genealogiczny, aby dowiedzieć się, gdzie przechowuje powiązane pliki. Mogą znajdować się w tym samym folderze, co Twój program genealogiczny (często w folderze Program Files). Może to obejmować plik oprogramowania genealogicznego, a także wszelkie utworzone raporty lub zdjęcia lub dokumenty zaimportowane do programu.
  • Jeśli pobrałeś jakieś pliki, mogą znajdować się w folderze Pobrane lub w folderze o podobnej nazwie.
  • Otwórz swój program pocztowy i wyszukaj e-maile związane z genealogią. Często są one łatwiejsze do zorganizowania, jeśli skopiujesz je i wkleisz do dokumentu edytora tekstu lub oprogramowania genealogicznego.

Po zlokalizowaniu cyfrowych plików genealogicznych masz wiele możliwości. Możesz pozostawić je w oryginalnych lokalizacjach i utworzyć dziennik organizacji, aby śledzić pliki, lub skopiować lub przenieść je do bardziej centralnej lokalizacji.
 

Zaloguj swoje cyfrowe pliki genealogiczne

Jeśli wolisz pozostawić swoje pliki w ich oryginalnych lokalizacjach na komputerze lub jeśli jesteś typem superorganizowanym, dziennik może być dobrym rozwiązaniem. Jest to łatwa metoda do utrzymania, ponieważ tak naprawdę nie musisz się martwić, gdzie skończy się na twoim komputerze - po prostu to zanotuj. Dziennik plików cyfrowych pomaga uprościć proces wyszukiwania konkretnej fotografii, zdigitalizowanego dokumentu lub innego pliku genealogicznego.

Użyj funkcji tabeli w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym, takim jak Microsoft Excel, aby utworzyć dziennik dla swoich plików genealogicznych. Uwzględnij kolumny dla następujących elementów:

  • nazwa pliku (w tym jego rozszerzenie) i data
  • lokalizacja na twoim komputerze
  • krótki opis pliku
  • nazwiska głównych osób lub obszarów geograficznych w pliku
  • fizyczna lokalizacja oryginalnego dokumentu lub zdjęcia (jeśli dotyczy).

Jeśli wykonujesz kopię zapasową plików cyfrowych na dysku DVD, dysku USB lub innym nośniku cyfrowym, w kolumnie lokalizacji pliku umieść nazwę / numer i fizyczną lokalizację tego nośnika.
 

Zreorganizuj pliki na komputerze

Jeśli dziennik plików jest zbyt trudny do nadążenia lub nie spełnia wszystkich Twoich potrzeb, inną metodą śledzenia cyfrowych plików genealogicznych jest fizyczna reorganizacja ich na komputerze. Jeśli jeszcze go nie masz, utwórz folder o nazwie Genealogy lub Family Research, aby zawierał wszystkie pliki genealogiczne. Mam swój jako podfolder w folderze Dokumenty (również utworzono kopię zapasową na moim koncie Dropbox). W folderze Genealogia możesz tworzyć podfoldery dla badanych miejsc i nazwisk. Jeśli korzystasz z konkretnego fizycznego systemu archiwizacji, możesz śledzić tę samą organizację na swoim komputerze. Jeśli masz dużą liczbę plików w określonym folderze, możesz utworzyć inny poziom podfolderów uporządkowanych według daty lub typu dokumentu. Na przykład mam folder do moich badań OWENS. W tym folderze mam podfolder ze zdjęciami i podfoldery dla każdego hrabstwa, w którym badam tę rodzinę. W folderach hrabstwa mam podfoldery dla typów rekordów, a także główny folder „Research”, w którym przechowuję notatki z badań. Folder Genealogia na komputerze jest również dobrym miejscem do przechowywania kopii zapasowej oprogramowania genealogicznego, chociaż dodatkowa kopia zapasowa powinna być również offline.

Przechowując pliki genealogiczne w jednym centralnym miejscu na komputerze, ułatwiasz szybkie zlokalizowanie ważnych badań. Ułatwia także tworzenie kopii zapasowych plików genealogicznych.
 

Używaj oprogramowania zaprojektowanego dla organizacji

Alternatywą dla metody „zrób to sam” jest użycie programu przeznaczonego do organizowania plików komputerowych.

Clooz 
Clooz, program organizacyjny zaprojektowany specjalnie dla genealogów, jest rozliczany jako „elektroniczna szafka na dokumenty”. Oprogramowanie zawiera szablony do wprowadzania informacji z różnych standardowych dokumentów genealogicznych, takich jak zapisy spisu, a także zdjęcia, korespondencja i inne zapisy genealogiczne. Jeśli chcesz, możesz zaimportować i dołączyć cyfrową kopię oryginalnego zdjęcia lub dokumentu do każdego szablonu. Raporty mogą być generowane, aby pokazać wszystkie dokumenty zawarte w Clooz dla konkretnej osoby lub typu rekordu.

Oprogramowanie do albumów fotograficznych 
Jeśli Twoje zdjęcia cyfrowe są rozrzucone po całym komputerze i na kolekcji dysków DVD lub napędów zewnętrznych, na pomoc może przyjść cyfrowy organizer zdjęć, taki jak Adobe Photoshop Elements lub Google Photos. Programy te skanują dysk twardy i katalogują wszystkie znalezione tam zdjęcia. Niektóre mają również możliwość katalogowania zdjęć znalezionych na innych komputerach w sieci lub na dyskach zewnętrznych. Organizacja tych zdjęć różni się w zależności od programu, ale większość organizuje zdjęcia według daty. Funkcja „słowa kluczowego” pozwala dodawać „tagi” do zdjęć - takich jak konkretne nazwisko, lokalizacja lub słowo kluczowe - aby ułatwić ich odnalezienie w dowolnym momencie. Na przykład moje zdjęcia nagrobków są oznaczone słowem „cmentarz” oraz nazwą konkretnego cmentarza, lokalizacją cmentarza i nazwiskiem osoby. To daje mi cztery różne sposoby łatwego znalezienia tego samego obrazu.

Ostatnią metodą organizacji plików cyfrowych jest zaimportowanie ich wszystkich do programu genealogicznego. Zdjęcia i zdigitalizowane dokumenty można dodawać do wielu programów drzewa genealogicznego za pomocą funkcji albumu. Niektóre można nawet dołączyć jako źródła. Wiadomości e-mail i pliki tekstowe można kopiować i wklejać w polu notatek dla osób, których dotyczą. Ten system jest dobry, jeśli masz małe drzewo genealogiczne, ale może być nieco kłopotliwy, jeśli masz dużą liczbę dokumentów i zdjęć, które dotyczą więcej niż jednej osoby.

Bez względu na to, jaki system organizacji wybierzesz dla plików genealogicznych komputerów, sztuczka polega na konsekwentnym stosowaniu. Wybierz system i trzymaj się go, a już nigdy nie będziesz mieć problemów ze znalezieniem dokumentu. Ostatni atut cyfrowej genealogii - pomaga wyeliminować część papierowego bałaganu!

Obejrzyj wideo: Tablica interaktywna Samsung Flip. Zamień każde miejsce w salę spotkań (Może 2020).